Riunione di consiglio e staff – Villa Pasquini

da | Feb 10, 2018 | Riunione di Consiglio

27-29 gennaio 2018 Massa e Cozzile (PT) – Villa Pasquini – Orto degli Uilvi

Presenti: Giancarlo – Claudio – Basil – Bruno – Ilaria – Alessandro – Eszter – Stana – Bridget – Dino – Francesco – Gabriele – Federica (in cucina) – C.Rigacci (domenica mattina)

 

sabato sera

arrivo, sistemazione e cena

 

domenica mattina ore 9 – 13

BOZZA DI BILANCIO

Claudio Rigacci illustra la bozza da presentare in assemblea. C’è una discrepanza fra il numero dei soci e le entrate (che stranamente sono superiori). Ora c’è un nuovo programma che permette di organizzare le spese anche come centri di costo quindi per esempio i rimborsi vengono caricati come coordinamento-consiglio-visite-progetti-ecc. e poi automaticamente posso leggerli anche secondo quelle categorie. In questo modo ho un andamento specifico delle spese e sono possibili i report mensili. NB: ogni voce si può dividere in ulteriori sottocategorie (per es. il coordinamento potrebbe dividere per aree).

DA FARE – Se iniziamo quest’anno dobbiamo segnalare al più presto a Rigacci le voci che vogliamo indicare come CENTRI DI COSTO

Segue l’analisi del bilancio 2017 comparato al 2016.

Alcune note:

L’incontro di Cutrufiano è conteggiato nella voce ‘coordinamento’

La spesa ‘conferenza WWOOF’ riguarda il contributo a FoWO (Nigeria, ecc.).

Le spese bancarie sono cresciute: PayPal costa molto di più della Posta (che non usa quasi più nessuno…).

Le spese per computer, stampante, software vengono ammortizzate subito perchè c’è un utile quindi non ha senso metterle negli ammortamenti in divenire

Sulla parte dello stato patrimoniale si vorrebbe fare un po’ di pulizia di cifre che non hanno più senso perché riferite a macchinari non più esistenti o a software non più utilizzato.

DA FARE – Urge indicare a Rigacci le voci che vogliamo nel bilancio preventivo (es. Piattaforma)

 

IT

Alessandro fa una rendicontazione di Green-Clickmedia che è stata incaricata di gestire il patrimonio di Adgrants gratuito che ci ha messo a disposizione Google. Gli annunci riguardano quasi sempre WWOOF in Italia. Al momento possiamo dire che rende una media di 3 – 5 soci in più a settimana.

Con il passaggio a Google abbiamo avuto anche un notevole abbattimento dei costi di infrastruttura del server.

C’è anche un servizio ‘Google-alert’ per cui ogni volta che appare un articolo sul web che cita il WWOOF riceviamo una notifica.

Il downtrend generale a livello mondiale è sul -5 -7% circa mentre in Italia è inferiore (-2,5% nel 2017) Adgrants e Google Analytics sono collegati per monitorare il lavoro su Adgrants affidato a GreenClick. Questa esperienza positiva potrebbe essere riportata a livello internazionale attraverso FoWO.

Da settembre c’è un’inversione di tendenza, stanno di nuovo crescendo le tessere e attualmente  i soci italiani hanno superato tanno proporzionalmente aumentando. I motivi possono essere:

  • sistema di tesseramento migliorato (ora i WWOOFers pagano direttamente al momento dell’iscrizione)
  • Adgrants
  • lavoro sul territorio
  • comunicazione dei nostri contenuti

 

domenica pomeriggio ore 15 – 20

DEFINIZIONE DEI RUOLI

Questionario annuale per la revisione dello staff: bilancio 2017 e prospettive 2018 –  A partire da quest’anno vorremmo inserire nelle attività del Consiglio le revisioni annuali come strumento per monitorare l’andamento delle attività della nostra associazione e in particolare di quelle lavorative dello staff. Queste riflessioni possono servire anche come spunto per definire gli obiettivi per l’anno successivo e migliorare il supporto del Consiglio. Inoltre possono essere utilizzate per aggiornare le descrizioni dei ruoli e creare nuovi contratti.

Abbiamo ascoltato le risposte al questionario: i testi sono archiviati ad uso interno.

 

PIATTAFORMA INTERNAZIONALE

Alessandro ha preparato il prototipo per WI.

Facciamo un’analisi dei contenuti sulle pagine di paesi già on-line (Canada e Spagna). Notiamo una prima difficoltà nella traduzione del percorso per diventare Host che va personalizzata in base alle nostre modalità.

Il sistema sembra molto efficiente per combinare la comunicazione tra Host e WWOOFers e l’ottimizzazione della piattaforma va nella direzione di diventare una ‘macchina’ quasi perfetta per l’organizzazione dei viaggiatori. WWOOF Italia vuole essere anche altro per cui bisognerà vedere come i nostri contenuti riescono ad emergere.

In particolare per la nostra associazione si rende necessario mantenere anche un ambiente web funzionale alla vita associativa.

Notiamo in fondo alla Home-page la possibilità di inserire un link al vecchio sito quindi si prospetta l’ipotesi di mantenere lì i contenuti associativi di cui sopra.

La corrispondenza fra Host e WWOOFers è tutta all’interno del sito (non appaiono le mail dei soci) quindi è da vedere anche come conformarsi alle nuove leggi sulla Privacy per i cittadini europei (in vigore da maggio 2018).

Manca la possibilità di stampare la tessera in PDF (per noi fondamentale come associazione).

Sorgono dubbi su alcune funzioni (es. calendario, commenti, ecc.) perciò decidiamo di entrare nello specifico con un’analisi dettagliata.

 

lunedì mattina ore 9 – 13,30

DEFINIZIONE DEI RUOLI

Conclusione di ascolto delle risposte al questionario dello staff

 

PIATTAFORMA INTERNAZIONALE

Analisi dei contenuti con simulazione di iscrizione di un WWOOFer e di un Host sulla pagina di WWOOF-Independents. Complessivamente risulta che non ci siano funzioni vincolanti contrarie alle modalità attuali di WWOOF Italia.

DA FARE –  Occorre definire alcuni dettagli importanti: si prepara un documento con le domande che Basil porrà al gruppo IT di FoWO per avere delle risposte possibilmente entro l’assemblea.

COSTI: siamo nella fascia alta di contribuzione quindi ci chiederanno il 10% della quota delle tessere. Nella peggiore delle ipotesi, se non viene scorporato il costo dell’Assicurazione, parliamo di circa 20mila € all’anno per i primi 6 anni. Questa cifra include molte voci (ma chiediamo dettagli – v. domande sopra) tra cui la quota destinata alla ricostruzione del sito a fine corsa (6 anni circa). Resta da vedere l’attuale costo di 16 mila € per la gestione del sito, in che misura potrà essere ridimensionato fino a che e se dovrà rimanere in vita per le funzioni tipiche della vita associativa di WI.

Per la presentazione in assemblea va ricordato che questa scelta della piattaforma comune è una mossa strategica di FoWO per rafforzare l’identità del movimento nel mondo. Non dobbiamo perciò vederlo solo come uno strumento tecnico per la gestione della lista e delle tessere ma come progetto di ampio respiro per la salvaguardia del movimento Wwoof e dei suoi contenuti etici in generale.

lunedì pomeriggio ore 14,30 – 16,30

Organizzazione Assemblea

Giovedì arrivi ed eventuali incontri con soci problema

Venerdì giornata dedicata ai coordinatori

Mattinata per scambio esperienze e progettualità

Pomeriggio preparazione assemblea.

– Piattaforma FoWO

– presentazione sostenibilità condivisa / mag

– interventi di Taffetani (se già presente) e William

Sabato

– 10 Presentazione del bilancio consuntivo 2017

– 11 presentazione del bilancio preventivo e della piattaforma FoWO

13 pranzo

14,30  Presentazione presentazione del progetto sostenibilità condivisa (Mag6)

15,30 Intervento di Fabio Taffetani su relazione fra ambiente spontaneo e ambiente coltivato

17 pausa

17,30 primo giro di tavoli di lavoro (3)

19 – restituzione in plenaria

19,30 presentazione della polizza assicurativa dedicata alle aziende agricole

20,00 conclusione dei lavori

Domenica mattina

8,30 – secondo giro dei tavoli di lavoro (altri 3)

10 – restituzione in plenaria

10,30 – conclusione dei lavori

11 – mercatino + tavolo Caes di approfondimento sulla polizza

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